Хит-парад нарушений, которые находит ГИТ при проверках, составленный практикующим кадровым экспертом. Ему удалось пройти за год без штрафов две внеплановые проверки.
Почему малый бизнес не боится проверок ГИТ?
Очень часто в небольших, офисных компаниях, работодатели не уделяют должного внимания ведению кадрового делопроизводства и охране труда.
Как правило, КДП ведется бухгалтером по остаточному принципу, локально-нормативные акты отсутствуют, а управление персоналом сводится к приему — увольнению персонала.
Про спецоценку рабочих мест и охрану труда в таких компаниях никто не знает и даже не интересуется для чего это нужно, утешая себя тем, что плановая проверка ГИТ им не грозит, поскольку в плане проверок на сайте инспекции компания на ближайший год не значится.
Однако любая нештатная ситуация, любой конфликт с работником чреват тем, что компанией заинтересуется Государственная инспекция труда, и тогда для работодателя грянет «гром» в виде распоряжения ГИТ о проведении внеплановой проверки.
Какие документы понадобится предоставить инспектору при проверке?
Конкретный перечень документов будет перечислен в Распоряжении о проведении проверки.
Уставные документы компании и штатное расписание — понадобятся в любом случае.
В случае проверки по жалобе работника необходимо предоставить инспектору:
- заверенные надлежащим образом приказы о его приеме и увольнении,
- трудовой договор работника,
- табели учета рабочего времени работника,
- документы, подтверждающие начисление и выплату заработной платы,
- локально-нормативный акт, устанавливающий дни выплаты заработной платы,
- правила внутреннего трудового распорядка с подписанными листами ознакомления,
- книгу учета движения трудовых книжек,
- материалы специальной оценки условий труда,
- другие локально-нормативные акты в зависимости от ситуации.
Какие нарушения самые распространенные?
Как показывает практика, основная доля нарушений приходится на сферу охраны труда, отсутствие специальной оценки рабочих мест (СОУТ), задержки по оплате труда и несоблюдение законодательства при оформлении на работу.
На втором месте в хит-параде нарушений — расчеты по оплате труда. Повышенный интерес вызывает оплата выходных и праздничных дней, а также сроки выплаты заработной платы.
Не обязательно задерживать зарплату месяцами, чтобы получить штраф.
В связи с вступившими в силу с октября 2016 г. изменениями в ст. 136 и ст.236 ТК РФ о сроках выплаты зарплаты и усилении материальной ответственности работодателя за задержку выплаты заработной платы — зарплату теперь нужно выплачивать не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена.
Разрыв, составляющий большее количество дней, позволяет говорить о задержке заработной платы.
Наряду с нарушениями в сфере охраны труда, задержка зарплаты является одним из самых серьезных нарушений.
Третье место занимают нарушения, связанные с оформлением на работу.
То есть, по мнению инспектора, недостаточно написать, что работник принимается на определенную должность в соответствии со штатным расписанием для выполнения обязанностей или работы, указанной в должностной инструкции.
В ходе проверки инспектор обязательно обратит внимание на ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Страницы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
О чем забывает работодатель
Возможно, в офисных компаниях часто забывают об охране труда еще и потому что считают это требование актуальным только для производства.
Причиной тому может служить словосочетание «производственная деятельность» в ст. 217 ТК РФ, посвященной созданию службы охраны труда.
Согласно ТК РФ, компания при численности работников, превышающей 50 человек, обязана создать службу охраны труда или ввести в штат специалиста по охране труда. При численности менее 50 человек, функции специалиста осуществляет руководитель организации, уполномоченный работодателем работник, либо организация или специалист, привлекаемые по гражданско-правовому договору.
Сферой особого внимания инспекторов ГИТ является специальная оценка рабочих мест.
Если по результатам спецоценки выявлены вредные условия и работнику положены льготы — льготные условия обязательно должны быть указаны в трудовом договоре.
Для рабочих мест, существовавших до 1 января 2014 года и ранее аттестованных, спецоценка должна проводиться не позднее пяти лет с даты последней аттестации рабочих мест.
Для рабочих мест, созданных после 1 января 2014 года, спецоценку необходимо проводить в течение 12 месяцев со дня их создания.
Инспекторы обязательно поинтересуются наличием журналов инструктажей. Обучение по охране труда обязательно должно проводиться при приеме на работу, регулярные инструктажи должны проходить все работники компании, включая руководителя.
Кроме того, сами руководители, должны проходить специальное обучение по охране труда по соответствующим программам в обучающей организации и иметь подтверждающие «корочки».
Особая тема — наличие в офисе обезвреживающих смывающих средств при работах, связанных с легкосмываемыми загрязнениями, хотя Минтруд и уточнил, что бухгалтерам, экономистам и другим офисным работникам выдача смывающих средств не требуется. Также нужно не забывать о медосмотрах сотрудников. Для тех же штатных водителей и уборщиков — они обязательны и согласно законодательству проводятся за счет работодателя.
Всегда ли прав инспектор ГИТ?
По итогам проверки будет составлен акт и в случае выявленных нарушений вынесено предписание об их устранении.
Конкретные размеры штрафов указаны в статье 5.27 и 5.27.1 КоАП. Штрафы могут быть довольно ощутимыми, учитывая, что ГИТ любит выписывать их «в розницу».
Статья 4.4 КоАП РФ теоретически позволяет работодателю переквалифицировать «розничные» штрафы в «оптовые». Существует мнение, что «розница» — это ряд аналогичных действий или бездействий в разное время, а «опт» — следствие одного действия или бездействия. Но, к сожалению, судебная практика по этому вопросу весьма не однозначна…
Но даже в случае обнаружения нарушений возможность избежать штрафа существует.
Замена возможна, если нарушение не причиняет имущественный ущерб, а также вред жизни и здоровью людей, и если предупреждение не предусмотрено конкретными статьями КоАП как самый мягкий вид наказания.
Однако невыплата заработной платы может расцениваться как причинение имущественного ущерба работнику, что препятствует назначению административного наказания в виде предупреждения.
В этом случае размер штрафа может составить до 20 тысяч на должностное лицо и до 50 тысяч на компанию, к тому же работодатель должен выплатить работнику компенсацию в размере 1/150 ключевой ставки Банка России от невыплаченных в срок сумм за каждый день просрочки.
За нарушения в сфере охраны труда штрафы еще внушительнее — до 30 тысяч на должностное лицо и до 130 тысяч на компанию.
Еще один момент, о котором стоит упомянуть. Инспекторы ГИТ так же, как и все люди, иногда могут ошибаться. Работодателю обязательно нужно обращать внимание на соответствие срока проведения проверки, указанного в распоряжении — фактическому. А также на то, что в качестве наказания может быть использована иная статья КоАП, предусматривающая большее наказание.