Часто под логистикой понимают исключительно транспортировку грузов. Однако за ней скрывается еще контроль за поставками, оптимизация затрат, хранение грузов, упаковка и доставка до конечного потребителя, обработка всей информации о перемещениях. Логистика нужна всем компаниям, которые доставляют товары покупателям или заказывают что-то у поставщиков.
Например, элементы логистики есть даже у небольшой кофейни: нужно отслеживать наличие кофе, молока, сахара, стаканчиков. Вовремя заказывать, проводить инвентаризацию остатков, утилизировать просрочку и пр. Если бариста забывает провести приходную накладную, будут появляться ошибки и остатки продуктов в программе не будут соответствовать реальным. Собственник может дозаказать молоко, но его негде хранить. Получился избыточный закуп, а значит, и издержки.
Формула хорошей логистики: отгрузить конкретный товар надлежащего качества: в необходимом количестве, в нужное место, в нужное время и доставить в срок по точному адресу с минимальными затратами.
Логистика включает в себя:
- Управление транспортом: выстраивание оптимального маршрута и подбор вида транспорта для конкретных перевозок, отслеживание маршрута.
- Коммуникации: своевременный обмен информацией между всеми участниками процесса.
- Обеспечение запасов: бесперебойные поставки товара (материала, сырья) и управление запасами на складах.
- Оформление документов: сопроводительные бумаги, договоры.
- Управление складами: сортировка, упаковка, приемкой, хранение, отгрузка товаров.
Чтобы грамотно управлять всеми этими процессами, компания может обратиться в стороннюю организацию или выстроить все процессы у себя, выделив под это отдельного специалиста, а может, даже целый отдел.
Небольшая компания, у которой не так много грузоперевозок, способна справиться самостоятельно. Когда задач немного, ими можно управлять в ручном режиме, контролируя каждую поставку. При увеличении нагрузки растет и риск ошибок, что может перевести к перебоям: это и задержка поставок, потеря заказов, долгая доставка и т.д. Поэтому необходимо либо расширять отдел, либо обратиться стороннюю компанию.
Прежде чем нанимать специалиста, который будет заниматься организацией доставки или заключать договор со сторонней компанией, нужно взвесить все за и против.
Задачи логистики зависят от специфики бизнеса. Поэтому в первую очередь нужно выписать все задачи, связанные с логистикой, а затем проанализировать, как на текущий момент выстроены эти процессы, выяснить на каком этапе бывают сбои, с чем они связаны. Следует также оценить объем перевозок, маршруты и дальность доставок, типы товаров, рассчитать затраты, включая упаковку, страховку грузов, наем грузчиков, водителей и покупку/аренду транспорта.
Следующий шаг — алгоритмизация бизнес-процессов. Нужны четкие регламенты для каждой ситуации, на каждом этапе. Кто и как отслеживает наличие, как обрабатываются заявки, какие документы и в каком виде готовятся. Когда определены задачи и алгоритмы, можно начать оптимизировать процессы, в том числе за счет внедрения систем автоматизации документооборота, склада, CRM-системы и пр.
Следующий шаг — распределение обязанностей между сотрудниками, координация и контроль исполнения. В процессе оптимизации возможно перераспределение функций или даже передача части из них сторонним компаниям.
При выборе логистической компании на аутсорсинге нужно учитывать следующие факторы:
- Тарифы могут существенно отличаться и иногда выгоднее работать с 2-3 подрядчиками одновременно. И необязательно это крупные игроки.
- Есть ли необходимые виды транспорта и складские помещения, например, рефрижераторы.
- Как выстроена обратная связь с клиентами, как оперативно менеджеры отвечают на вопросы.
- Наличие интеграции с программами складского учета, управления торговлей и производством и пр.
- Как защищены товары от утери и каким образом компания компенсирует просрочки.
- Благонадежность и репутация потенциального контрагента.
Важно помнить: чтобы максимально себя обезопасить, нужно работать строго по договору, где прописаны все необходимые критерии и зоны ответственности.