Пока предприниматель работает один, многие кадровые вопросы его не касаются. Но после найма первого сотрудника у него появляется новый набор обязанностей. Нужно правильно оформить трудовые отношения, организовать рабочее место, начислять страховые взносы и передавать сведения в государственные органы.
Причем часть действий нужно выполнить еще до начала работы сотрудника, а затем регулярно вести кадровый и налоговый учет.
До заключения трудового договора предпринимателю необходимо определить должность и круг обязанностей сотрудника, график, систему оплаты труда, подготовить рабочее место. Также нужно заранее оценить, какие расходы возникнут у бизнеса. Речь идет не только зарплате и страховых взносах, но и затратах на новое оборудование, программное обеспечение, связь, спецодежду или другие необходимые для работы ресурсы.
Такой расчет лучше сделать заранее. Условная «стоимость сотрудника» для бизнеса выше суммы, которую он получает на руки.
Если человек принимается в штат, отношения оформляют трудовым договором. В нем указывают основные условия, в том числе место работы, трудовые обязанности, дату трудоустройства, условия оплаты труда, режим работы и отдыха, если он отличается от общих правил работодателя, а также другие обязательные данные. Если стороны договорились об испытательном сроке, это условие также нужно прописать.
Также до начала работы сотрудника нужно ознакомить с документами, которые регулируют его деятельность. В зависимости от организации работы это могут быть правила внутреннего трудового распорядка, документы об оплате труда, положения о защите персональных данных, инструкции по охране труда и другие локальные нормативные акты.
Отдельно нужно проверить, требуется ли специальная оценка условий труда (СОУТ). Ее проводят в отношении рабочих мест в ряде случаев, установленных законодательством.
После оформления сотрудника работодатель должен передать в Социальный фонд России сведения о трудовой деятельности. В 2026 году для этого используется форма ЕФС-1. Сведения о приеме на работу в подразделе 1.1 представляют не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа об оформлении трудовых отношений. Это один из кадровых сроков, который нельзя откладывать до конца месяца.
После оформления найма у предпринимателя появляется регулярная отчетность и обязанность передавать сведения в государственные органы. В зависимости от ситуации это могут быть:
· Отчетность по НДФЛ (расчет, уплата и отчетность)
· Расчет по страховым взносам (расчет, уплата и отчетность)
· Сведения о трудовой деятельности в составе ЕФС-1
· Сведения, связанные со страхованием от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний
Все эти формы имеют разные сроки выполнения. Одни сведения передаются непосредственно при наступлении кадрового события, другие — ежемесячно, ежеквартально или ежегодно.
Сервис Календарь предпринимателя на МСП.РФ помогает бизнесу сориентироваться по срокам.
Также предприниматель должен организовать регулярный расчет заработной платы. Ее выплачивают не реже раза в полмесяца. Конкретные даты устанавливают с учетом требований Трудового кодекса.
Работодатель получает и хранит персональные данные сотрудника: сведения о паспорте, адресе, зарплате, трудовой деятельности и другую информацию. Крайне важно обеспечить обработку и защиту персональных данных в соответствии с законодательством, определив, кто имеет доступ к кадровым и зарплатным сведениям, где они хранятся и как обеспечивается их хранение.