Переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК) стал еще одним этапом в цифровизации кадрового документооборота. Уже с 2020 года работодатели обязаны предоставлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в Социальный фонд России (СФР) по установленной форме.
Теперь предпринимателю не требуется оформлять бумажный документ, если сотрудник впервые выходит на рынок труда после 1 января 2021 года либо подал заявление об отказе от бумажной формы. При отсутствии заявления, работодатель обязан продолжать вести и бумажную, и электронную версии параллельно. Сама электронная книжка представляет собой совокупность сведений, переданных и хранящихся в единой базе СФР.
Когда сотрудник не уверен, подавал ли он ранее заявление о переходе на электронную версию, это можно уточнить несколькими способами. Если на руках есть бумажная книжка, нужно посмотреть, указано ли там, что он отказался от ее ведения. Если же, например, трудовая книжка утеряна, следует запросить у сотрудника справку по форме СТД-СФР. Она содержит информацию о трудовой деятельности и наличии/отсутствии заявления о выборе ЭТК, получается через «Госуслуги» или в СФР.
Если выяснится, что заявление не подавалось, а сотрудник принят на работу до 2021 года, трудовую книжку необходимо продолжать вести в бумажной форме параллельно с электронной.
Все кадровые изменения фиксируются через раздел 1, подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Эта форма передается в СФР и содержит сведения, которые формируют электронную трудовую книжку. Передавать данные нужно в следующих случаях:
- прием сотрудника на работу и увольнение
- перевод на другую должность
- присвоение квалификации или специальности
- заключение или расторжения договора ГПХ
- приостановка или возобновление трудового договора с мобилизованным
- перевод на удаленную работу или неполный рабочий день.
Также через форму фиксируются заявления работников об отказе или сохранении бумажной книжки.
Форма подается по каждому сотруднику отдельно. Если за отчетный период с работником не происходило кадровых изменений, сдавать ее не требуется.
Все сведения из форм ЕФС-1 сохраняются в базе СФР. Работник может получить выписку из своей электронной трудовой через «Госуслуги», личный кабинет СФР, в МФЦ или у работодателя по заявлению. Эти сведения приравниваются к официальной трудовой книжке. При этом, если у работника только ЭТК, работодатель может выдать выписку из нее в виде справки СТД-Р. В ней будут сведения о периоде работы у данного работодателя.
Преимущества и недостатки ЭТК
Для работодателей основной плюс — сокращение бумажного документооборота. Не нужно оформлять или восстанавливать в случае ворс-мажора трудовые книжки для сотрудников, которые отказались от них.
Для сотрудников преимущество заключается в том, что данные о трудовой деятельности всегда доступны и не зависят от действий работодателя. Электронная книжка не может быть утеряна, повреждена или удержана при увольнении.
Из недостатков для работодателей можно выделить увеличение объема отчетности — после каждого кадрового события необходимо подавать новую форму ЕФС-1. Для сотрудников минусов нет: они могут параллельно вести бумажную трудовую, если желают ее сохранить.
Кстати, работодателям, которые в 2025 году не передают сведения в СФР и продолжают вести исключительно бумажные трудовые книжки, может грозить административный штраф. Надо помнить: ЭТК — уже не эксперимент, а стандарт ведения кадрового учета.