Сервис «Госключ» представляет собой приложение в смартфоне. Он доступен для всех пользователей портала «Госуслуги» с подтвержденной учетной записью. Это фактически электронная подпись, которая формируется автоматически и бесплатно буквально за несколько минут.
Проект реализуется с 2021 года и сейчас стали доступны такие возможности, как подписание кадровых документов, совершение сделок и других юридически значимых действий на «Госуслугах» и коммерческих площадках, интегрированных с «Госключом». Сам он бывает двух типов: усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) и усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП).
Для кадровых документов применяют НЭП. При его помощи предприниматели и их сотрудники могут подписать кадровые электронные документы,
Как это работает. работодатель отправляет работнику документ на подпись. Сделать это можно напрямую через «Госуслуги» или сервис электронного документооборота, который интегрирован с «Госключом». Приложение поддерживает следующие форматы файлов: PDF, XML, TIFF, JPEG, TXT. А форматы программ Excel и Word надо сначала переконвертировать.
Затем получателю в приложении на смартфоне и в «Госуслугах» придет уведомление, что есть новый файл на подпись. У работника есть сутки, чтобы скачать его, ознакомиться и подписать. Если в течение 24 часов не сделать этого, документ удалится и его нужно будет отправлять повторно. Можно одновременно иметь несколько ключей на разных устройствах. В таком случае будут приходить уведомления на всех устройствах, но подписать документы можно только один раз.
Как начать работать
Для работы с «Госключом» пользователь скачивает приложение в магазинах приложений. Затем регистрируется в нем, авторизовавшись на «Госуслугах». Для регистрации в «Госключе» нужна подтвержденная учетная запись. Надо также знать, что некоторые бумаги нельзя вести в электронном виде. Речь идет о таких документах как:
- акт о несчастном случае на производстве;
- приказ об увольнении сотрудника;
- документ о прохождении инструктажа по охране труда.
Такие документы работник должен подписывать только собственноручно.