Оптимальный способ приема платежей от клиентов зависит от многих факторов, включая организационно-правовую форму предприятия и систему налогообложения. Физлица могут платить наличными, картой, онлайн, через электронные кошельки или банковским переводом. Юрлица и ИП обычно используют безналичный расчет, хотя наличные средства тоже могут применяться с определенными ограничениями.
Платежи от физических лиц
Наличные, т.е. клиент расплачивается купюрами или монетами. Такой способ доступен всем: самозанятым, ИП и компаниям.
Самозанятые вправе принимать наличные без онлайн-кассы, им достаточно оформлять чеки через приложение «Мой налог». В них указывается наименование услуги или товара, сумма и способ отправки, клиенту можно переслать чек на почту или в мессенджер.
ИП и юрлица для приема наличных должны использовать онлайн-кассы, которые передают данные в налоговую через оператора фискальных данных. Кассу необходимо зарегистрировать в личном кабинете на сайте ФНС. Кроме того, нужно заключить договор с ОФД, обеспечить подключение кассы к интернету и использовать модель, одобренную ФНС.
В 2025 не использовать онлайн-кассы может только несколько категорий бизнеса. Это предприниматели, ведущие образовательную деятельность, тренеры, у которых оформлена ИП, сельхозпроизводители на ЕСХН при торговле на розничном рынке, ярмарке или выставке. Также небольшие ИП на патенте, которые оказывают различные услуги.
Материал по теме: Новые правила регистрации и использования онлайн-касс
Банковские карты являются самым популярным способом оплаты у клиентов-физлиц. Самозанятые являются физлицами, поэтому не могут открыть расчетный счет и устанавливать терминалы приема оплаты. Они могут принимать оплату переводом на личную карту без открытия расчетного счета и без кассы. При этом они обязаны формировать чеки через приложение «Мой налог».
ИП и юрлица должны открыть расчетный счет, установить POS-терминал для приема карт, заключить договор эквайринга с банком и использовать онлайн-кассу. Платеж проводится через эквайринговую систему, после чего банк удерживает комиссию. По состоянию на 2025 комиссия составляет 1-2,5% в зависимости от банка и объема операций.
Онлайн-оплата через сайт или соцсети доступна всем категориям бизнеса. Самозанятые могут принимать платеж на свою карту. После оплаты он выписывает чек через «Мой налог».
ИП и компании для онлайн-оплаты должны иметь расчетный счет и онлайн-кассу с фискальным накопителем. Также необходимо подключить эквайринг и интегрировать платежную систему на сайт. Как альтернатива, можно отправлять клиентам ссылки на страницу оплаты. Платежные сервисы удерживают комиссию, обычно от 0,9 до 5 % в зависимости от способа оплаты.
Если предприниматель работает только онлайн, кассовый аппарат можно не покупать, а использовать облачное решение. В этом случае физическое устройство находится у поставщика услуги, а предприниматель получает доступ к системе через интернет и оформляет чеки удаленно.
На расчетный счет. Такая форма оплаты доступна только ИП и компаниям. Клиент перечисляет деньги на расчетный счет через банк. Чтобы организовать безналичную оплату, достаточно заключить договор с клиентом и указать в нем порядок расчетов. Платеж может быть проведен по квитанции или просто по банковским реквизитам.
Платежи от юридических лиц и ИП
Наличные. Самозанятые, ИП и юрлица вправе принимать наличные от других бизнесов, но только при наличии договора. Однако есть лимит расчетов наличными между юридическими лицами и ИП, который составляет 100 тыс. рублей для платежей по одному договору. Попытки разбить сумму на несколько договоров могут быть признаны недействительными, а нарушителю грозит штраф.
Безнал – основной и самый удобный способ работы между бизнесами. Для его организации нужно открыть расчетный счет и заключить договор с указанием формы оплаты. Контрагенты отправляют средства платежным поручением и средства поступают счет. Онлайн-касса в этом случае не требуется — она обязательна только при расчетах с физлицами.