Закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ внес изменения в ТК РФ об электронных кадровых документах. Теперь работодатели смогут пользоваться ими без дублирования на бумажном носителе. Подробнее об основных изменениях рассказываем в нашем материале.
Практически все кадровые документы, для которых был обязателен бумажный носитель, можно перевести в электронный вид. Однако новшества не распространяются на:
При приеме на работу соискатель может предъявить свои документы в электронном виде.
Обратите внимание! Вести электронный документооборот можно и в отношении дистанционщиков.
Работодатель может самостоятельно решить, переходить или нет на электронную систему документооборота, то есть переход является добровольным.
Если работодатель решил использовать новый формат ведения кадровой документации, до начала нужно закрепить его в локальном нормативном акте с учетом мнения профсоюза. В таком акте необходимо прописать:
Обратите внимание! Применять новый электронный порядок можно только с письменного согласия работников (соискатели на работу могут дать его в электронном виде). С 2022 года больше не понадобится спрашивать разрешения на использование электронного формата у тех лиц, которые по состоянию на 31.12.2021 не имеют опыта работы.
Работодатель и сотрудники подписывают документы электронной подписью. Ее вид зависит от выбранной работодателем информационной системы и самих документов. Например, усиленную ЭЦП можно применять во всех случаях. Однако работодатель обязан использовать ее в некоторых ситуациях, например, при подписании трудовых договоров и приказов о дисциплинарном взыскании.
Все расходы на получение сотрудником электронной подписи и ее использование несет работодатель.
Большинство изменений действуют уже с 22.11.2021. А для участников эксперимента по переходу на электронные кадровые документы еще раньше ─ с 16.11.2021 (сразу после окончания эксперимента) с завершением окончательного перехода на электронный документооборот до 01.07.2022.
Требования к составу и форматам электронных документов, которые разработает Минтруд совместно с Минцифры и Росархивом, станут обязательными с 01.03.2023. Полагаем, что такой переходный период нужен для того, чтобы работодатели могли доработать свое программное обеспечение.